印刷物発注システムで叶える管理・統制、発注業務の効率化

チラシやパンフレット、ポスターをはじめとする、企業の営業活動や店舗運営に欠かせない印刷物。毎日当たり前のように使われているからこそ、その裏側にある発注業務は、どうしても負担が大きくなりがちです。ひと口に発注業務といっても、その内容は多岐にわたります。各部署や拠点から必要な部数を集計し、アイテムごとに異なる工場や印刷会社へ連絡を取り、さらにはバラバラに届く納品書や請求書を処理する……。こうした煩雑な業務プロセスに頭を悩ませている発注担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、印刷物発注における負担を減らす、企業向けのクラウド型発注システム「スマートオーダー・フォービズ」についてご紹介します。

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印刷物の発注・管理における3つの主な課題

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日々の発注業務で、現場や本部から寄せられる問題点は主に以下の4点です。

1.担当者の業務負担が大きい

各拠点からの依頼はバラバラで、発注先も印刷会社・工場ごとに分散しているため、担当者はデータ準備から発注・請求対応、支払いと多くの実務に追われがちです。その結果、本来注力すべきコア業務に集中できないケースも少なくありません。

2.デザイン・品質面でのブランド統制が乱れる

現場の判断で独自に印刷物を制作してしまうと、「古いロゴが使われている」「使用不可の画像が勝手に使われている」といった事態が起こりがちです。小さなミスに見えても、企業としてのイメージや信頼を損ないかねません。

3.大量在庫の発生

在庫切れを懸念するあまり印刷物を必要以上に発注してしまい、使い切れない在庫が倉庫の保管スペースを圧迫するケースも見られます。

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印刷物発注システムでできることと導入メリット

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これらの課題を解決するために今回ご紹介するのが、印刷物の発注システム「スマートオーダー・フォービズ」です。

このシステムは、各拠点からの印刷物や備品の発注をシステム上で一括管理し、本部における業務負荷の軽減やブランド統制を実現します。また、直感的に操作できる仕組みにより、導入時の負担を抑え、誰もが迷わず発注できる体制を整えられます。

ここからは、本システムがもたらす具体的なメリットを、いくつかのポイントに分けて解説します。

・企業ごとにカスタマイズされた注文画面

一般的な印刷通販サイトとは異なり、注文画面には必要な印刷物のみを表示させ、商品仕様もあらかじめ固定しておくことができます。そのため、発注担当者は画像を確認しながら必要な数量を指定するだけで注文を完了でき、都度仕様を選ぶ手間が省けるため、発注時のミスも防げます。

・Web上で完結する承認機能

各拠点で仮発注→管理担当者が承認→本発注といった注文フローを設定できます。承認の段階で注文内容や印刷データを確認できるため、過剰発注や誤発注の防止につながります。

・各拠点の発注を一元化

これまで各拠点が個別に行っていた発注を一元管理することで、リアルタイムな発注状況の可視化から請求処理の一本化までを実現し、経理部門の負担を大幅に軽減します。さらに、増刷時のデータは当社側で保管しているため、発注者側でのデータ入稿は不要です。古いデータでの印刷や現場での無断修正が入り込む余地がなく、ブランドイメージの統制にもつながります。  

・様々なオーダー方式に対応

注文履歴からの単純増刷はもちろん、注文ごとの新規データ入稿にも対応しています。さらに、ストレージからPDFでダウンロードして店舗のプリンターで印刷することも可能です。用途に応じて、様々なオーダー方式を選択できるのも大きなメリットです。

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印刷物発注システムならスマートオーダー・フォービズがおすすめ

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本記事では、印刷物発注時のよくある課題と、株式会社光陽社が提供するスマートオーダー・フォービズのシステム導入によるメリットをご紹介しました。

本システムは、これまで発注担当者を悩ませていたデータ準備・集計業務・発送・情報管理など、印刷物発注に関わる様々な業務を大幅に軽減します。

「発注業務の負担を減らして、本来の業務に集中したい」

「バラバラな発注ルートをひとつにまとめて、印刷物のクオリティを統一したい」

とお考えのご担当者様は、ぜひスマートオーダー・フォービズの導入をご検討ください。

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